Reporting
Space shortcuts
Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 12 Next »

Gegevensbronnen

De gegevens waar de demo de resultaten toont komen uit een drietal MS Excel Spreadsheets:

  • Een sheet met personeelsgegevens uit AFAS
  • Een initieel sheet uit REGAS, met daarin gecumuleerde tijdregistratie gegevens tot en met April 2018
  • Een sheet uit REGAS met gedetailleerde uren registratie over de periode van 1 januari 2018 tot en met 18 april 2018.

De gegevens zijn uit de MS Excel sheets overgebracht naar een MS SQL 2014 database server. Zowel de AFAS als de REGAS gegevens bevatten het AFAS personeelsnummer waarmee de gegevens van beide systemen gecombineerd kunnen worden. 


 Contract uren AFAS vs geschreven in REGAS

Voor dit scherm word gebruikt gemaakt van de MS Excel sheets met personeelsgegevens en de gecumuleerde tijdregistratie gegevens. Op dit scherm zijn 2 staafdiagrammen, selectie criteria voor medewerkers en organisatorische eenheden en een overzichtskaart van de gemeente die de geselecteerde gebieden op basis van postcode weergeeft. De bron gegevens zijn volledig berekend in MS SQL Server.

De gegevens in de medewerkers diagram komen rechtstreeks van de data-bron. Ze worden in Power BI slechts weergegeven.
De gegevens uit de gebieden diagram worden door Power BI automatisch berekend op basis van de gemiddelde waardes van de medewerker gegevens. 

SQL Server berekeningen

Om de gegevens te kunnen weergeven, wordt een deel van de berekeningen uitgevoerd in SQL Server. In een view en een functie worden de uren berekend welke in de rapportage worden gebruikt.

Er zijn in de MS Excel sheet alleen  totaal uren geregistreerd over de gehele periode. Voor de demonstratie zijn deze uren opgedeeld in verschillende categorieën. Deze "opdeling" is in de tabel in SQL Server opgeslagen. Er is een selectie van het personeel gebruikt omdat het REGAS tijdschrijven Excel sheet nog geen AFAS personeelsnummer bevat en gegevens op basis van naam moeten worden gecombineerd. Dit is handmatig uitgevoerd waardoor van een beperkte selectie gebruik is gemaakt.

De periode beslaat een aantal dagen van begin datum tot einddatum. Binnen deze periode vallen een aantal dagen waarin niet gewerkt wordt, zoals bv. weekeinden en officiële vakantiedagen. Hiervoor word de volgende functie gebruikt.

Functie netto werk dagen 
CREATE FUNCTION [dbo].[NetWorkDays](
     @StartDate DATETIME
    ,@EndDate DATETIME
    ) RETURNS INT 
AS 
BEGIN

DECLARE 
     @result INT
    ,@StartDate2 DATETIME
    ,@EndDate2 DATETIME
	,@HolidayCount INT

SET @StartDate2 = DATEADD(d,8-DATEPART(dw, @StartDate), @StartDate)
SET @EndDate2   = DATEADD(d,1-DATEPART(dw ,@EndDate), @EndDate)

SET @result = DATEDIFF(d, @StartDate2, @EndDate2) * 5 / 7
                + DATEDIFF(d, @StartDate, @StartDate2) - 1
                + DATEDIFF(d, @EndDate2, @EndDate)
                - CASE WHEN DATEPART(dw,@StartDate) = 1 THEN 1 ELSE 0 END
                - case when DATEPART(dw,@EndDate) = 7 THEN 1 ELSE 0 END

SET @HolidayCount = (SELECT COUNT(*) FROM Holiday WHERE [Date] BETWEEN @StartDate AND @EndDate)

RETURN @result - @HolidayCount

END

De geregistreerde uren worden in een SQL view naar percentages berekend. Het percentage wordt op medewerker niveau berekend.
De geregistreerde periode is "hard" in de view geprogrammeerd.

View berekening percentages 
CREATE VIEW [dbo].[TijdschrijvenPersoneel]
AS
SELECT 
	T.[VolledigeNaam]
-- UREN
	,[TotaalUren]
	, dbo.NetWorkDays('2018-01-01','2018-04-04') AS NetWorkDays
	, WerkzameUPW/40 * dbo.NetWorkDays('2018-01-01','2018-04-04') * 8 AS ExpectedHours
	, [TotaalUren] - [OverlegUren] - [Training] - [Superuser] - [Vakgroephouder] - [Fondsenwerven] AS ClientUren
	, [OverlegUren]
	, [Training]
	, [Superuser]
	, [Vakgroephouder]
	, [Fondsenwerven] 
	, ((WerkzameUPW/40 * dbo.NetWorkDays('2018-01-01','2018-04-04') * 8) - [TotaalUren]) AS NietGeschreven
-- Percentages
	, ([TotaalUren] - [OverlegUren] - [Training] - [Superuser] - [Vakgroephouder] - [Fondsenwerven])/(WerkzameUPW/40 * dbo.NetWorkDays('2018-01-01','2018-04-04') * 8) * 100 AS ClientPercentage
	, ([OverlegUren])/(WerkzameUPW/40 * dbo.NetWorkDays('2018-01-01','2018-04-04') * 8) * 100 AS OverlegPercentage
	, ([Training])/(WerkzameUPW/40 * dbo.NetWorkDays('2018-01-01','2018-04-04') * 8) * 100 AS TrainingPercentage
	, ([Superuser])/(WerkzameUPW/40 * dbo.NetWorkDays('2018-01-01','2018-04-04') * 8)* 100  AS SuperuserPercentage
	, ([Vakgroephouder])/(WerkzameUPW/40 * dbo.NetWorkDays('2018-01-01','2018-04-04') * 8) * 100 AS VakgroephouderPercentage
	, ([Fondsenwerven])/(WerkzameUPW/40 * dbo.NetWorkDays('2018-01-01','2018-04-04') * 8) * 100 AS FondsenwervenPercentage
	, ((WerkzameUPW/40 * dbo.NetWorkDays('2018-01-01','2018-04-04') * 8) - [TotaalUren]) / (WerkzameUPW/40 * dbo.NetWorkDays('2018-01-01','2018-04-04') * 8) * 100 AS NietGeschrevenPercentage 
	
FROM Personeel P
LEFT JOIN TijdSchrijven T on T.VolledigeNaam = P.VolledigeNaam 
WHERE T.VolledigeNaam IS NOT NULL

Uitwerking view - percentage berekening

Om het percentage te berekenen is het uitgangspunt het aantal contracturen van het betreffende personeelslid. Dit wordt in de view weergegeven in de kolom ExpectedHours. Het zijn de te verwachten uren over de geslecteerde periode. Door de totaal geregistreerde uren te relateren aan de  te verwachten uren, kunnen we bereken hoeveel uren ten opzichte van het contract ontbreken. Dit zijn de niet geregistreerde uren.

Vervolgens kunnen we de percentages berekenen door de gespecificeerde uren te relateren aan de te verwachten uren. De te verwachten uren worden in de view per specificatie percentage opnieuw berekend.

Power BI berekeningen

In dit tabblad zijn geen additionele berekeningen (of measures) opgenomen. Voor de tweede staafdiagram waar de percentages per gebied worden getoond, worden de gemiddelden (AVARAGE) van de medewerkers uit dat gebied berekend door de gegevensbron van de diagram juist te configureren. 

  • No labels